In dit artikel lees je alles over de facturatie. De volgende onderwerpen worden hier in besproken:
Inhoudsopgave
- Hoe werkt de facturatie
- Betalingsopties
- Wanneer kan de freelancer zijn betaling verwachten
- Hoe ziet de factuur er uit
- Factuur overzicht
- Hoe zoek ik een factuur op
- Factuur klopt niet
Hoe werkt de facturatie
Een freelancer hoeft zelf geen factuur op te stellen, dit wordt automatisch door YoungOnes geregeld. Nadat de uren voor de klus zijn goedgekeurd door de opdrachtgever ontvangt de freelancer zijn persoonlijke factuur per mail. Afhankelijk van de gekozen betalingsoptie krijgt de freelancer betaald.
Betalingsopties
Bij het invullen van de uren kan de freelancer kiezen voor de optie 'wachten totdat de opdrachtgever betaald' en 'directe betaling'. Een freelancer kan na het invullen van zijn uren deze keuze niet meer wijzigen.
Wachten totdat de opdrachtgever betaald
Wanneer een freelancer kiest voor deze optie ontvangt de freelancer de betaling zodra de opdrachtgever de factuur betaald heeft aan YoungOnes. YoungOnes zal vervolgens de betaling binnen 3 werkdagen overmaken naar de freelancer. Deze optie is geheel gratis en hier zitten verder geen extra kosten aan verbonden. Zie Procedure: Betalingsproces voor meer uitleg.
Directe betaling
Wanneer een freelancer kiest voor deze optie ontvangt de freelancer de betaling binnen één minuut nadat de uren zijn goedgekeurd door de opdrachtgever. De freelancer betaalt hiervoor 2,9% van zijn totale factuur aan YoungOnes en koopt op deze manier het debiteurenrisico af en krijgt het bedrag vanuit YoungOnes voorgeschoten. De kosten van de directe betaling worden automatisch in minderheid gebracht op dezelfde factuur. [Zie: Hoe ziet de factuur er uit].
Wanneer kan de freelancer zijn betaling verwachten
Dit is afhankelijk van de betalingsoptie die de freelancer heeft gekozen bij het invullen van de uren.
Wanneer de freelancer heeft gekozen voor 'directe betaling' heeft de freelancer de betaling binnen één minuut nadat de opdrachtgever de uren heeft goedgekeurd.
Wanneer de freelancer kiest voor de optie 'wachten totdat de opdrachtgever betaald' is dit afhankelijk van de betalingstermijn van de opdrachtgever. In de meeste gevallen heeft een opdrachtgever een betalingstermijn van 14 of 30 dagen. Je kunt dit terugvinden op het profiel van de opdrachtgever onder het tabje 'Details' > 'Payment Term'. De betalingstermijn van een specifieke factuur wordt pas vast gesteld zodra de verzamelfactuur wordt verstuurd naar de opdrachtgever. Zie Procedure: Betalingsproces voor meer uitleg.
Een betalingstermijn van een specifieke factuur kun je terugvinden in 'Power BI: Factuur Overzicht'. Lees hieronder de stappen die je kunt nemen om dit te doen.
Betalingstermijn van een factuur opzoeken:
1. Ga naar PowerBI: Factuur Overzicht
2. Zoek de factuur door middel van de zoek velden
3. Klik op de factuur
4. Zie de beschrijving links onder in het vakje 'Status OG factuur'
Tip: Zie Systeem: Factuur Overzicht voor verdere uitleg over dit systeem
Hoe ziet de factuur er uit
Het factuursysteem kent twee verschillende facturen; 'freelancer factuur' en 'opdrachtgevers verzamelfactuur'.
Freelancer factuur
De freelancer factuur is de persoonlijke factuur voor de freelancer. Voor deze factuur wordt Y als referentieletter gebruikt. De factuur ontvangt de freelancers per mail binnen 24 uur nadat de uren zijn goedgekeurd door de opdrachtgever. Op deze factuur staat de individuele klus die de freelancer gewerkt heeft. Wanneer de uren van meerdere klussen op hetzelfde moment worden goedgekeurd kan het voorkomen dat deze uren op dezelfde factuur worden verwerkt.
Zie: Freelancer Factuur voor meer uitleg over de individuele factuur van de freelancer.
Opdrachtgevers verzamelfactuur
De opdrachtgever ontvangt vanuit YoungOnes een andere factuur dan de freelancer. Voor deze factuur wordt RYO als referentieletter gebruikt. De opdrachtgever ontvangt om de 3 werkdagen (op dinsdagen en vrijdagen) een verzamelfactuur met alle freelancers die in die periode gewerkt hebben bij de opdrachtgever. Deze individuele facturen van de freelancers worden dus verwerkt op een verzamelfactuur.
Factuuroverzicht en administratie
Een freelancer is zelf verantwoordelijk om zijn administratie en boekhouding goed bij te houden. Vanuit YoungOnes proberen wij de freelancers te helpen waar nodig. In de freelancer helpdesk kun je dit artikel vinden over verschillende administratie platformen en een administratie Excel sheet.
De factuur ontvangt de freelancers per mail binnen 24 uur nadat de uren zijn goedgekeurd door de opdrachtgever. Daarnaast kan de freelancer zijn facturen terugvinden in zijn factuur overzicht via de app.
Mocht een freelancer nu geen toegang meer hebben tot zijn/haar account omdat hij/zij permanent geblokkeerd is dan heeft de freelancer geen toegang meer tot het factuuroverzicht. In het geval dat een freelancer nog (een aantal) facturen mist kun je deze downloaden en toesturen [Zie: Hoe zoek ik een factuur op]
Hoe zoek ik een factuur op
Er zijn twee verschillende systemen voor de helpdesk waarmee we meer informatie kunnen inzien over de facturen
PowerBI:
Invoice Checker:
